L’outil simple pour rendre les réunions efficaces

Les réunions et les meetings sont souvent une source de frustration dans le monde de l’entreprise. Dilbert l’a dessiné :

On entend souvent dire dans les couloirs :

J’ai passé ma journée en meeting !

Ce qui signifie bien souvent « j’ai perdu mon temps ». Quel triste constat, quand on sait le temps qui est passé en meeting dans les grandes entreprises…

Je me suis intéressé aux observations faites lors de réunions qui sont des pertes de temps. Voici les principales :

  • Le présentateur a fait un monologue pendant une heure, personne n’a rien compris / n’était pas intéressant.
  • Je ne savais pas ce que l’on attendait de moi
  • Le débat est parti dans une direction complètement hors sujet
  • On a encore fini 20 minutes en retard…
  • Il y a eu une confrontation entre 2 personnes, et aucune décision n’a été prise

Est ce que c’est le cas pour vous ? Avez vous déjà essayé d’améliorer les choses ?

Je vous propose de mettre en place cet outil, et d’observer les résultats.

Les rôles délégués

Qu’est ce que ça veut dire ? Que l’on va distribuer le rôle du « chef » parmi les participants. Quand le chef fait un monologue, pourquoi personne n’ose intervenir pour dire stop ? Quand l’heure de fin de la réunion est déjà dépassée, pourquoi personne ne se lève ?

Il y a un gros présupposé quand quelqu’un organise un meeting : il a tous les pouvoirs. Du coup, les participants pensent qu’ils doivent rester passifs, et attendre ! C’est un message inconscient qui est passé ici, et c’est seulement en faisant des efforts que l’on peut en sortir.

En mettant en place les rôles délégués, on implique complètement les participants dans l’efficacité de la réunion.

Quels sont ces rôles délégués ?

Il y a 5 rôles clés qui évitent les dérives dans un meeting. Ces rôles seront distribués au début de la réunion.

L’animateur

Il joue le rôle de Jean-Luc Delarue dans Ça se discute, ou de Évelyne Thomas dans C mon choix. L’animateur s’assure que la parole tourne, que tous les participants aient l’opportunité de s’exprimer. Il passe un contrat avec les autres rôles pour le bon déroulement. Il est au service des autres, au service du meeting.

Le leader-éveilleur

Il rappelle l’intention du meeting, et établit les indicateurs de réussite de la réunion. Il vérifiera ces indicateurs à la fin. Pendant le meeting, il est garant du respect de l’intention.

Le pousse décision

C’est l’agent de clarté, de synthèse. Il se charge de prendre des notes. Il s’assure que les décisions soient prises.

Le time-keeper

C’est lui qui regarde la clepsydre, comme Passe-Partout. Et prévient l’animateur en fonction du temps qui passe.

Le meta-feedbacker

En gardant un regard « au dessus » de la réunion, il observe comme le groupe fonctionne. Il partagera son point de vue à la fin de la réunion, et sera le dernier à parler. En particulier pour les participants ayant pris un rôle délégué, il proposera à chacun une chose qui a été bien faite, et une piste d’amélioration possible. C’est peut-être le rôle le plus important dans un groupe qui cherche à s’améliorer, à apprendre.

Comment les mettre en place ?

Vous avez envie de tester les rôles délégués dans votre groupe ? Prenez vingt minutes pour expliquer les rôles à tous les participants. Détaillez ce que l’on attend de chacun. Au début du meeting suivant, prenez 5 minutes pour distribuer les rôles aux participants. Bien sûr, tous les membres du groupes sont des participants à part entière, qu’ils aient un rôle délégué où non.

Quels effets ont eu les rôles délégués sur votre groupe ? Comment se sont passées vos réunions ? Laissez un message dans les commentaires !

Ou contactez moi pour aider votre organisation vers l’efficacité.

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